.jpg)
Setiap perusahaan memiliki jadwal audit inventaris untuk memastikan aset masih berada pada lokasi yang sesuai, memiliki kondisi yang terdokumentasi, dan tercatat dengan baik di dalam sistem. Ketika jumlah aset mencapai ratusan bahkan ribuan unit, proses audit membutuhkan cara yang mampu membantu tim bekerja lebih cepat sekaligus menjaga konsistensi pencatatan.
Teknologi RFID (Radio Frequency Identification) memberikan pendekatan yang lebih praktis dalam proses inventarisasi. Melalui pemindaian RFID, banyak aset dapat dibaca dalam satu proses sehingga tim memperoleh gambaran kondisi inventaris dengan lebih cepat dan mudah dipantau.
Informasi Aset yang Perlu Dipastikan Saat Audit
Audit inventaris bukan hanya menghitung jumlah aset. Tujuan utamanya adalah memastikan setiap aset memiliki informasi yang sesuai dengan kondisi sebenarnya sehingga data inventaris tetap akurat.
Beberapa informasi yang umumnya diperiksa meliputi:
- ID atau kode aset
- Nama aset
- Lokasi aset
- Divisi atau PIC yang menggunakan aset
- Status aset (aktif, dipinjam, maintenance, atau tidak digunakan)
- Kondisi aset
- Tanggal audit terakhir
- Riwayat perpindahan aset
Ketika seluruh informasi tersebut tersedia dalam satu sistem, proses verifikasi menjadi lebih mudah dilakukan oleh tim yang bertanggung jawab.
Contoh Audit Inventaris Menggunakan RFID
Sebuah perusahaan memiliki 1.200 aset yang tersebar di beberapa lantai kantor, ruang meeting, gudang, dan area operasional.
Hasil audit inventaris menunjukkan:
|
Data Audit |
Hasil |
|
Total aset |
1.200 |
|
Aset berhasil dipindai |
1.186 |
|
Aset berada di lokasi berbeda |
10 |
|
Tag RFID perlu diganti |
2 |
|
Aset memerlukan verifikasi lanjutan |
2 |
Melalui hasil tersebut, tim dapat langsung mengetahui aset mana yang sudah sesuai dengan data inventaris dan aset mana yang memerlukan tindak lanjut tanpa harus melakukan pencarian ulang terhadap seluruh daftar inventaris.
Satu Kali Pemindaian Dapat Membaca Banyak Aset
Salah satu keunggulan RFID adalah kemampuannya membaca banyak tag dalam satu sesi pemindaian. Hal ini membantu proses audit berlangsung lebih praktis, terutama pada perusahaan yang memiliki banyak aset bergerak.
Selain mempercepat proses pencatatan, hasil pemindaian juga dapat langsung dikaitkan dengan data inventaris sehingga perkembangan audit lebih mudah dipantau.
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh antara lain:
- Proses inventarisasi berjalan lebih cepat.
- Posisi aset lebih mudah diverifikasi.
- Hasil audit dapat langsung terdokumentasi.
- Status aset lebih mudah diperbarui.
- Riwayat audit tersimpan dengan lebih rapi.
Ketika perusahaan mulai membutuhkan visibilitas yang lebih baik terhadap inventaris kantor, BYON dapat membantu mengelola proses audit, pencatatan aset, dan hasil pemindaian dalam satu sistem yang lebih terstruktur.
Memantau Hasil Audit Melalui Asset Management Dashboard
Setelah proses pemindaian selesai, informasi inventaris menjadi lebih mudah dipahami apabila ditampilkan dalam dashboard yang terpusat.
Melalui Asset Management Dashboard, tim dapat melihat perkembangan audit tanpa harus membuka banyak dokumen atau melakukan rekapitulasi secara terpisah.
Informasi yang dapat dipantau antara lain:
- Jumlah aset yang telah dipindai.
- Persentase penyelesaian audit.
- Lokasi aset.
- Status aset.
- Riwayat perpindahan aset.
- Hasil audit berdasarkan divisi atau lokasi.
Dengan tampilan yang lebih terstruktur, proses evaluasi menjadi lebih sederhana dan memudahkan koordinasi antar tim yang terlibat dalam pengelolaan aset.
RFID Inventory Audit Mendukung Pengelolaan Inventaris yang Lebih Terukur
Audit inventaris merupakan bagian penting dalam menjaga kualitas data aset perusahaan. Ketika proses audit didukung oleh teknologi RFID, tim memperoleh cara yang lebih praktis untuk melakukan inventarisasi, memperbarui informasi aset, dan memantau hasil audit secara menyeluruh.
Melalui kombinasi RFID Inventory Audit dan Asset Management Dashboard, perusahaan memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap kondisi inventaris sekaligus mempermudah proses dokumentasi aset dari waktu ke waktu.
Apabila perusahaan ingin membuat proses audit inventaris menjadi lebih konsisten dan mudah dipantau, BYON dapat membantu menghubungkan data aset, hasil pemindaian RFID, serta dashboard inventaris dalam satu sistem yang terintegrasi