Offboarding atau proses keluarnya karyawan dari perusahaan adalah tahapan penting yang sering kali kurang mendapatkan perhatian. Padahal, offboarding yang tertata bukan hanya menunjukkan profesionalisme, tetapi juga dapat melindungi perusahaan dari potensi risiko hukum dan operasional. Artikel ini akan membahas berbagai jenis offboarding, ketentuan administratif yang menyertainya, serta manfaat digitalisasi dalam mempermudah dan merapikan proses tersebut.
Jenis-Jenis Offboarding Karyawan
1. Resign (Pengunduran Diri Secara Sukarela)
- Penjelasan: Ini terjadi ketika karyawan secara sukarela memutuskan untuk meninggalkan perusahaan, baik karena alasan pribadi, ingin pindah kerja, atau melanjutkan pendidikan.
- Ketentuan Administratif: Biasanya mengacu pada ketentuan dalam PKWT/PKWTT terkait masa pemberitahuan (misalnya 30 hari sebelumnya). Perusahaan perlu menyiapkan surat penerimaan pengunduran diri, menghitung hak-hak karyawan yang harus dibayarkan seperti gaji terakhir, cuti yang belum diambil, dan THR jika berlaku.
- Risiko jika tidak ditangani dengan baik: Potensi kehilangan knowledge, konflik internal, atau pencemaran nama baik jika proses pengunduran tidak dihormati atau dibuat berbelit-belit.
2. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
- Penjelasan: PHK adalah terminasi hubungan kerja secara sepihak oleh perusahaan, bisa karena alasan efisiensi, pelanggaran, atau reorganisasi.
- Ketentuan Administratif: Wajib mengacu pada UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja, termasuk pemberian kompensasi seperti pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak lainnya.
- Dokumen yang perlu disiapkan: Surat PHK resmi, bukti perhitungan kompensasi, dokumen BPJS Ketenagakerjaan, dan referensi kerja jika diperlukan.
3. Pensiun
- Penjelasan: Terjadi ketika karyawan mencapai usia pensiun sesuai peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
- Ketentuan Administratif: Perlu ada dokumen pernyataan pensiun, perhitungan dana pensiun, serta pelepasan tanggung jawab kerja.
- Poin penting: Pensiun merupakan momen transisi yang idealnya disiapkan sejak jauh hari dengan perencanaan yang baik.
4. Kontrak Tidak Diperpanjang
- Penjelasan: Terjadi pada karyawan dengan sistem kontrak yang masa kerjanya berakhir dan tidak diperpanjang.
- Ketentuan Administratif: Tetap memerlukan surat pemberitahuan resmi dan perhitungan hak-hak yang belum diberikan. Walaupun karyawan kontrak, tetap berlaku ketentuan hukum soal pembayaran hak dan pemberitahuan minimal 7 hari sebelumnya (sesuai PP 35/2021).
- Pentingnya komunikasi: Agar tidak timbul kesalahpahaman, penting menyampaikan alasan tidak diperpanjang dengan jelas dan profesional.
5. Terminated karena Pelanggaran Berat
- Penjelasan: Offboarding ini dilakukan karena karyawan melakukan pelanggaran seperti fraud, pencurian, pelecehan, atau tindakan kriminal.
- Ketentuan Administratif: Harus ada bukti dan dokumentasi kuat. Dalam banyak kasus, proses ini melibatkan SP 1-3 (surat peringatan) dan/atau laporan investigasi internal.
- Risiko hukum: Jika tidak ditangani sesuai prosedur, perusahaan bisa terkena gugatan balik atau pelanggaran HAM.
6. Mutasi ke Anak Perusahaan / Alih Daya
- Penjelasan: Kadang, offboarding dari perusahaan induk disertai dengan onboarding di anak perusahaan atau vendor.
- Administrasi: Meski tetap bekerja, proses offboarding tetap harus dilakukan untuk menjaga tertib administrasi, terutama pada dokumen perpindahan tanggung jawab, BPJS, dan status kepegawaian.
Administrasi yang Umum Diperlukan Saat Offboarding
1. Surat Pengakhiran Kerja / Penerimaan Pengunduran Diri
2. Dokumen Perhitungan Hak & Kewajiban (gaji terakhir, pesangon, THR, cuti, denda atau piutang jika ada)
3. Dokumen Legal (perjanjian kerja yang diperbarui, NDA, surat pernyataan bebas tanggungan)
4. Akses Sistem dan Properti Kantor (serah terima laptop, ID card, akses email, sistem, dll)
5. Exit Interview (opsional, tapi bermanfaat untuk evaluasi)
6. Dokumen BPJS, Pajak, dan Referensi Kerja
Manfaat Digitalisasi dalam Proses Offboarding
1. Proses Lebih Cepat & Minim Human Error
Dengan sistem digital seperti Byon, HR dapat menggunakan checklist otomatis yang menuntun mereka menyelesaikan semua poin penting dari offboarding tanpa ada yang terlewat.
2. Akses Dokumen Terpusat & Mudah Dilacak
Semua file seperti surat resign, slip kompensasi, atau perjanjian akhir bisa diakses kembali dengan cepat jika dibutuhkan, bahkan setelah karyawan keluar.
3. Integrasi dengan Sistem Payroll & BPJS
Penghitungan akhir bisa langsung terhubung ke sistem gaji dan pelaporan pajak/BPJS, meminimalkan keterlambatan dan kesalahan input manual.
4. Keamanan Data dan Pengelolaan Akses
Akses karyawan terhadap sistem bisa langsung dihentikan atau dialihkan secara otomatis, sehingga tidak ada celah keamanan pasca-kepergian.
5. Monitoring Approval yang Lebih Transparan
Proses resign atau PHK sering kali harus melewati beberapa tahapan persetujuan. Dengan sistem digital, seluruh approval bisa dipantau secara real-time.
6. Exit Interview dan Feedback Digital
Banyak platform kini menyediakan form digital untuk exit interview, yang bisa dikumpulkan dan dianalisis untuk meningkatkan retensi dan budaya kerja.
Offboarding Bukan Akhir, tapi Awal Reputasi
Offboarding yang rapi dan profesional mencerminkan kredibilitas perusahaan. Bukan hanya memberi kesan baik kepada karyawan yang keluar, tapi juga menjadi cerminan budaya organisasi bagi karyawan yang masih bertahan. Dengan dukungan platform digital terstruktur seperti Byon, proses ini tidak hanya menjadi lebih cepat dan efisien, tapi juga aman, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.