Di era bisnis yang bergerak cepat dan kompetitif, digitalisasi bukan lagi pilihan—melainkan kebutuhan. Salah satu aspek penting dalam transformasi digital adalah workflow digital, yaitu serangkaian proses bisnis yang dijalankan secara otomatis dengan bantuan teknologi. Namun, mengintegrasikan workflow digital, khususnya yang bersifat kustom sesuai kebutuhan tiap perusahaan, bukanlah hal yang mudah. Ada berbagai tantangan yang bisa muncul, baik dari sisi teknis, budaya kerja, hingga kesiapan organisasi.
Artikel ini membahas berbagai tantangan umum dalam penerapan workflow digital dan bagaimana perusahaan bisa menghadapinya dengan strategi yang tepat.
Apa Itu Workflow Digital?
Workflow digital adalah sistem alur kerja yang dijalankan secara otomatis menggunakan perangkat lunak atau platform digital. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses, dan memberikan visibilitas terhadap setiap tahapan pekerjaan.
Workflow digital bisa mencakup:
- Proses approval (persetujuan dokumen, izin cuti, dll)
- Pengelolaan data pelanggan (CRM)
- Otomatisasi pemasaran
- Alur operasional logistik
- Manajemen pengadaan dan inventaris
- dan banyak lainnya.
Namun, ketika workflow ini harus disesuaikan secara khusus (custom) sesuai alur kerja unik tiap bisnis, tantangan yang dihadapi bisa lebih kompleks.
Tantangan Umum dalam Mengintegrasikan Workflow Digital
1. Resistensi Perubahan dari Karyawan
Salah satu hambatan terbesar berasal dari dalam: manusia. Karyawan yang terbiasa dengan metode kerja manual atau tradisional bisa merasa terancam, bingung, atau menolak perubahan.
Contoh: Tim keuangan yang terbiasa memproses reimbursement secara manual merasa bahwa sistem digital justru memperumit proses mereka.
Cara Mengatasi:
- Libatkan karyawan sejak tahap perencanaan.
- Sosialisasikan manfaat sistem baru secara konkret.
- Berikan pelatihan dan pendampingan di masa transisi.
- Tunjuk champion digital dari internal tim untuk memotivasi rekan-rekannya.
2. Kurangnya Pengetahuan Teknis
Tidak semua perusahaan memiliki tim IT internal yang mumpuni untuk menangani proses integrasi digital workflow, apalagi jika membutuhkan pengaturan kustom atau integrasi antarsistem.
Contoh: Sebuah UKM ingin menghubungkan sistem CRM mereka dengan sistem pengiriman logistik, tapi tidak tahu bagaimana membangun jembatan antar-platform.
Cara Mengatasi:
- Gunakan platform digital yang user-friendly dan tidak membutuhkan coding (low-code/no-code).
- Bekerja sama dengan penyedia solusi yang menawarkan platform implementasi dan integrasi seperti Byon.
- Bangun kapasitas internal secara bertahap melalui pelatihan atau rekrutmen.
3. Ketidaksesuaian dengan Sistem yang Sudah Ada
Workflow digital yang baru sering kali tidak langsung kompatibel dengan sistem lama yang telah digunakan bertahun-tahun, seperti software akuntansi, sistem ERP, atau database internal.
Contoh: Sistem workflow digital tidak bisa membaca data dari software inventaris yang sudah ada, sehingga perlu impor manual.
Cara Mengatasi:
- Pilih solusi workflow yang memiliki integrasi API terbuka.
- Lakukan audit sistem sebelum implementasi untuk mengetahui titik kritis dan potensi masalah.
- Bangun sistem middleware sebagai jembatan jika integrasi langsung tidak memungkinkan.
4. Tingkat Kompleksitas yang Terlalu Tinggi
Semakin besar dan kompleks workflow yang dibangun, semakin tinggi pula kemungkinan kegagalan implementasi. Banyak perusahaan tergoda membuat semuanya otomatis sekaligus, padahal belum siap.
Contoh: Sebuah perusahaan mencoba membuat 20 alur kerja sekaligus tanpa uji coba sebelumnya, dan akhirnya banyak yang tidak berjalan sesuai harapan.
Cara Mengatasi:
- Mulai dari proses yang paling penting atau paling sering digunakan.
- Uji coba satu alur workflow secara menyeluruh sebelum membuat alur lainnya.
- Gunakan pendekatan agile: bangun, uji, perbaiki, dan kembangkan.
5. Kesulitan Mengukur Efektivitas
Tanpa indikator yang jelas, perusahaan sulit menilai apakah workflow digital yang diimplementasikan benar-benar membawa dampak.
Contoh: Manajemen tidak tahu apakah waktu persetujuan dokumen benar-benar lebih cepat setelah digitalisasi.
Cara Mengatasi:
- Tentukan KPI sejak awal (misalnya: waktu penyelesaian, jumlah kesalahan, tingkat adopsi).
- Gunakan dashboard yang bisa menampilkan performa workflow secara real-time.
- Lakukan evaluasi berkala dan minta masukan dari pengguna.
6. Keterbatasan Budget
Mengintegrasikan workflow digital yang kustom bisa menjadi mahal, terutama jika harus membeli lisensi, membayar tim IT, atau membangun sistem dari nol.
Cara Mengatasi:
- Bandingkan berbagai penyedia solusi dan pilih yang paling fleksibel dari sisi harga dan fitur.
- Gunakan solusi SaaS (Software as a Service) yang bisa dibayar per bulan sesuai kapasitas.
- Fokus pada ROI jangka panjang, bukan sekadar biaya awal.
Tips Praktis Memulai Integrasi Workflow Digital
Jika kamu ingin memulai perjalanan digitalisasi alur kerja, berikut beberapa langkah yang bisa kamu ambil:
- Identifikasi Proses yang Paling Membutuhkan Digitalisasi
Fokuslah pada alur kerja yang repetitif, lambat, atau sering mengalami kesalahan. - Pilih Platform yang Fleksibel dan Scalable
Gunakan sistem yang bisa berkembang seiring pertumbuhan bisnis, dan memungkinkan kustomisasi sesuai kebutuhan. - Libatkan Semua Stakeholder
Pastikan pengguna akhir, manajer, dan tim IT terlibat dalam perencanaan dan implementasi. - Mulai dari Skala Kecil, Lalu Bertahap Besar
Jangan buru-buru. Uji coba satu workflow dulu, lalu evaluasi sebelum lanjut ke proses lainnya. - Terus Lakukan Iterasi dan Perbaikan
Digitalisasi adalah proses berkelanjutan. Dengarkan feedback dari tim, dan selalu siap melakukan penyesuaian.
Hadapi Tantangan, Raih Efisiensi
Mengintegrasikan workflow digital memang penuh tantangan. Namun dengan persiapan yang matang, pendekatan bertahap, dan dukungan teknologi yang tepat seperti Byon, tantangan ini bisa diubah menjadi peluang. Perusahaan yang sukses bukan yang bebas tantangan—melainkan yang mampu menghadapinya dengan cerdas.
Jika kamu sedang merencanakan transformasi digital dalam alur kerja bisnismu, mulailah dari sekarang. Jangan tunggu sempurna, karena yang terpenting adalah progress, bukan perfection.