Tindakan menandatangani dokumen secara manual—mencetak dokumen, menandatangani dengan pena, memberi cap, lalu memindainya kembali—telah lama menjadi standar dalam proses bisnis. Namun seiring organisasi bergerak menuju struktur yang lebih cepat, tanpa batas geografis, dan berbasis digital, muncul pertanyaan: apakah tanda tangan tradisional masih relevan? Meski bukan lagi metode yang paling efisien, tanda tangan manual tetap memiliki fungsi tertentu, terutama saat dibutuhkan pengakuan fisik dan formal.
Mengapa Tanda Tangan Tradisional Mulai Ditinggalkan
1. Memperlambat Proses Bisnis
Proses manual menambah banyak langkah tambahan:
- mencetak dokumen
- mengantarkan atau mengirim dokumen secara fisik
- menunggu tanda tangan
- memindai kembali
- menyimpan fisik dan digital
Untuk operasi yang dinamis, langkah-langkah ini memperpanjang waktu keputusan dan membuat proses menjadi lambat.
2. Akses yang Terbatas
Penandatangan harus hadir secara fisik atau menerima dokumen melalui kurir. Pada perusahaan yang memiliki tim regional atau mitra internasional, ini menimbulkan jeda waktu. Sebaliknya, proses digital memungkinkan persetujuan terjadi kapan saja dan dari lokasi mana pun.
3. Membutuhkan Biaya dan Sumber Daya Lebih
Tanda tangan manual memiliki biaya rutin, seperti:
- kertas
- tinta
- pengiriman kurir
- penyimpanan fisik
Dokumen fisik juga membutuhkan ruang, dan pencarian kembali arsip sering kali memakan waktu.
4. Tidak Ada Visibilitas Real-Time
Setelah dokumen diberikan, proses pelacakan menjadi manual. Pertanyaan seperti:
“Sudah ditandatangani?”
“Versi mana yang final?”
“Di mana dokumen aslinya?”
sering muncul, menyebabkan ketidakpastian ketika konfirmasi dibutuhkan secara cepat.
Ketika Tanda Tangan Tradisional Masih Diperlukan
Terlepas dari keterbatasannya, ada konteks di mana tanda tangan fisik tetap memiliki nilai.
1. Perjanjian Bernilai Tinggi
Beberapa organisasi masih mengharuskan tanda tangan fisik untuk keputusan besar, seperti transaksi aset, merger, atau kemitraan strategis. Tanda tangan fisik memberikan rasa komitmen yang lebih kuat.
2. Dokumen yang Diwajibkan Regulasi
Beberapa wilayah masih menetapkan kewajiban tanda tangan atau stempel fisik untuk validasi hukum tertentu.
3. Kebutuhan Bukti Konkret
Untuk individu maupun lembaga, memiliki dokumen fisik bertanda tangan memberikan rasa kepastian. Umumnya berlaku untuk sertifikat, kontrak cetak, atau dokumen resmi yang harus ditunjukkan secara fisik.
4. Preferensi Budaya Tradisional
Di banyak budaya bisnis, termasuk Asia, tanda tangan langsung sering dianggap simbol kepercayaan dan penghormatan. Pertemuan tatap muka saat menandatangani dokumen menjadi bagian dari proses membangun relasi.
Mengapa Alternatif Digital Semakin Dominan
Sistem tanda tangan digital seperti Byon memberikan manfaat yang lebih selaras dengan perilaku kerja modern, seperti:
- bisa dilakukan kapan saja
- pengiriman dan persetujuan instan
- tanpa pencetakan
- memiliki sistem pelacakan
- penyimpanan otomatis
Untuk organisasi dengan volume dokumen approval tinggi, pendekatan digital mengurangi hambatan operasional. Selain itu, tanda tangan digital terhubung langsung ke platform kerja, sehingga persetujuan dilakukan dalam sistem, bukan melalui alur komunikasi terpisah.
Hybrid Signing: Jalan Tengah yang Realistis
Tanda tangan tradisional tidak hilang, tetapi penggunaannya semakin selektif. Perusahaan mulai mendorong penggunaan manual hanya untuk dokumen formal dan bernilai besar. Sementara itu, digital menjadi pilihan untuk:
- formulir berulang
- persetujuan karyawan
- dokumen operasional rutin
- perjanjian internal
- onboarding vendor
Pendekatan ini mengurangi keterlambatan dan tetap menjaga legitimasi untuk dokumen yang benar-benar penting.
Relevansi Dengan Konteks yang Berubah
Tanda tangan tradisional bukan lagi metode yang efisien dalam semua kasus, tetapi belum sepenuhnya usang. Relevansinya kini tergantung tujuan. Ketika tanda tangan diperlukan sebagai simbol komitmen, bukti fisik, atau kewajiban hukum, metode manual masih berperan. Namun, untuk kebutuhan operasional harian, terutama dalam ekosistem kerja yang terintegrasi seperti yang didukung Byon, tanda tangan digital menjadi pilihan yang lebih tepat.
Perusahaan yang mengelola keduanya secara strategis—alih-alih menghilangkan salah satunya—akan memiliki proses yang lebih cepat, akurat, serta memberikan pengalaman yang lebih baik bagi seluruh pemangku kepentingan.