Di banyak organisasi, SOP dianggap sudah cukup untuk memastikan proses berjalan rapi. Dokumen disusun, disetujui, lalu dijadikan acuan kerja. Namun dalam praktiknya, banyak SOP hanya hidup sebagai kesepakatan tidak tertulis: “biasanya begini”, “selama ini jalannya begitu”, atau “katanya dulu seperti ini”. Selama bisnis berjalan normal, masalah ini jarang terlihat. Baru ketika sistem ERP atau aplikasi operasional internal diterapkan, asumsi-asumsi tersebut mulai terbuka.
SOP Sering Dibangun di Atas Persepsi
SOP umumnya ditulis berdasarkan diskusi dan pengalaman, bukan observasi proses yang benar-benar konsisten. Akibatnya, banyak detail penting tidak pernah dipastikan, seperti:
- urutan kerja yang sebenarnya terjadi,
- siapa yang berwenang mengambil keputusan di setiap tahap,
- kondisi apa yang membuat proses boleh dilanjutkan atau harus berhenti,
- data apa yang wajib ada sebelum proses berpindah tahap.
Selama proses dijalankan secara manual atau informal, ketidakjelasan ini tertutup oleh kebiasaan dan komunikasi lisan.
Ketika Proses Masuk ke Sistem
Saat organisasi membangun ERP atau aplikasi operasional internal, situasinya berubah. Sistem tidak bisa bekerja dengan asumsi samar. Ia menuntut kejelasan:
- Apakah persetujuan A harus selalu sebelum B?
- Apakah proses boleh lanjut jika data tertentu kosong?
- Apakah semua kasus diperlakukan sama, atau ada pengecualian?
- Siapa yang bertanggung jawab jika proses terhenti?
Pertanyaan-pertanyaan ini sering kali membuat tim sadar bahwa SOP yang selama ini diyakini ternyata tidak pernah benar-benar didefinisikan secara operasional.
Contoh Sederhana di Aplikasi Internal
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki SOP permintaan pembelian internal: “Setiap permintaan harus disetujui atasan dan finance.”
Selama ini proses berjalan lewat email dan chat. Tidak pernah ada masalah besar. Namun ketika dibuat modul purchase request di ERP, tim harus menentukan:
- apakah atasan menyetujui dulu atau finance,
- apakah finance boleh menolak sebelum atasan approve,
- apa yang terjadi jika salah satu pihak tidak merespons,
- apakah semua nominal mengikuti alur yang sama.
Diskusi ini mengungkap fakta bahwa selama ini tiap tim menjalankan versi prosesnya sendiri. SOP yang sama ternyata diterjemahkan berbeda-beda. Dengan platform Byon, perbedaan interpretasi ini terdokumentasi dalam alur yang jelas, sehingga organisasi memiliki satu proses yang benar-benar disepakati dan dijalankan bersama.
ERP Mengubah “Katanya” Menjadi Fakta
Di sinilah nilai penting ERP muncul. Sistem memaksa organisasi:
- membuat asumsi proses menjadi eksplisit,
- menyepakati satu alur kerja yang jelas,
- mendokumentasikan pengecualian, bukan menyembunyikannya,
- melihat perbedaan antara desain SOP dan praktik lapangan.
ERP tidak menilai benar atau salah. Ia hanya memaksa kejelasan. Ketika proses tidak bisa dimasukkan ke sistem, biasanya bukan karena sistemnya kurang fleksibel, tetapi karena prosesnya sendiri belum matang.
Dari Ilusi Kerapian ke Disiplin Operasional
Tanpa ERP, organisasi mudah merasa prosesnya sudah rapi karena “tidak ada keluhan besar”. Dengan ERP seperti Byon, ilusi ini diuji. Ketidakjelasan yang dulu tertutup oleh kebiasaan kini terlihat jelas.
Pada akhirnya, ERP bukan hanya alat integrasi data atau otomasi. Ia adalah alat refleksi operasional. Ia membantu organisasi melihat proses sebagaimana adanya, bukan sebagaimana yang selama ini dipercaya. Dari sanalah perbaikan proses yang nyata bisa dimulai.