Penggunaan electronic signature (e-sign) semakin umum dalam berbagai proses bisnis, mulai dari kontrak kerja sama hingga persetujuan dokumen internal. Teknologi ini membantu perusahaan mempercepat proses administrasi karena dokumen tidak lagi harus dicetak, ditandatangani secara manual, lalu dikirim secara fisik.
Namun, meskipun teknologi e-sign sudah banyak digunakan, masih ada berbagai kesalahan yang sering terjadi dalam penerapannya. Kesalahan ini biasanya muncul karena kurangnya pemahaman mengenai cara kerja sistem tanda tangan elektronik dan praktik pengelolaan dokumen digital yang benar.
Jika tidak diperhatikan, kesalahan tersebut dapat memengaruhi keamanan dokumen, validitas administrasi, bahkan efisiensi proses bisnis.
Menganggap Scan Tanda Tangan sebagai E-Sign
Salah satu kesalahan yang paling umum adalah menganggap gambar tanda tangan yang dipindai sebagai tanda tangan elektronik.
Banyak orang masih melakukan proses berikut:
- mencetak dokumen
- menandatangani secara manual
- memindai dokumen
- mengirim file hasil scan
Cara ini sebenarnya hanya menghasilkan dokumen digital dari tanda tangan manual, bukan sistem e-sign yang sesungguhnya.
Dalam sistem e-sign yang sebenarnya, tanda tangan dilakukan melalui platform digital yang mencatat aktivitas dokumen secara otomatis.
Tidak Memastikan Identitas Penandatangan
Kesalahan lain yang sering terjadi adalah tidak melakukan verifikasi identitas penandatangan.
Dalam dokumen bisnis, sangat penting untuk memastikan bahwa pihak yang menandatangani memang benar orang yang berwenang.
Beberapa metode verifikasi yang biasanya digunakan dalam sistem e-sign antara lain:
- verifikasi email pengguna
- kode OTP melalui SMS
- autentikasi dua faktor
- validasi identitas tambahan
Tanpa proses verifikasi yang memadai, dokumen digital dapat berisiko disalahgunakan.
Tidak Menggunakan Sistem dengan Audit Trail
Audit trail merupakan catatan aktivitas yang menunjukkan proses yang terjadi pada dokumen digital.
Beberapa organisasi masih menggunakan metode sederhana seperti mengirim file PDF melalui email tanpa sistem yang mencatat aktivitas dokumen.
Padahal audit trail sangat penting karena dapat merekam informasi seperti:
- aktivitas yang terjadi pada dokumen
- identitas pengguna yang terlibat
- waktu aktivitas dalam sistem
Tanpa audit trail, akan sulit melacak proses dokumen jika terjadi masalah atau sengketa.
Tidak Memperhatikan Urutan Penandatanganan
Dalam banyak transaksi bisnis, dokumen harus ditandatangani oleh beberapa pihak dengan urutan tertentu.
Kesalahan yang sering terjadi adalah:
- semua pihak menerima dokumen secara bersamaan
- tidak ada alur persetujuan yang jelas
- dokumen ditandatangani tanpa proses verifikasi internal
Sistem e-sign biasanya memungkinkan pengaturan workflow penandatanganan, sehingga dokumen dapat diproses sesuai urutan yang telah ditentukan.
Pengaturan ini membantu memastikan bahwa setiap pihak meninjau dokumen pada tahap yang tepat.
Tidak Mengelola Dokumen Digital dengan Baik
Setelah dokumen selesai ditandatangani, pengelolaan arsip digital sering kali kurang diperhatikan.
Beberapa masalah yang sering muncul antara lain:
- dokumen tersimpan di berbagai lokasi berbeda
- file sulit ditemukan kembali
- tidak ada sistem pencarian dokumen
- akses dokumen tidak terkontrol
Pengelolaan dokumen yang baik sangat penting agar arsip digital tetap terorganisir dan mudah diakses ketika diperlukan.
Mengabaikan Keamanan Dokumen
Kesalahan lain yang cukup sering terjadi adalah kurang memperhatikan aspek keamanan dalam pengelolaan dokumen elektronik.
Beberapa langkah keamanan yang seharusnya diterapkan antara lain:
- enkripsi dokumen
- pembatasan akses pengguna
- perlindungan terhadap perubahan dokumen
- pencatatan aktivitas sistem
Dengan sistem keamanan yang memadai, dokumen digital dapat terlindungi dari perubahan yang tidak sah atau akses yang tidak diizinkan.
Menggunakan Platform yang Tidak Terintegrasi
Beberapa perusahaan menggunakan e-sign sebagai alat terpisah dari sistem bisnis lainnya.
Hal ini dapat menimbulkan beberapa kendala seperti:
- proses administrasi menjadi terpisah dari sistem utama
- data harus dimasukkan secara manual
- risiko kesalahan data meningkat
Platform seperti Byon dapat mengintegrasikan penggunaan e-sign dengan sistem bisnis seperti HR, CRM, atau manajemen kontrak, sehingga proses dokumen akan menjadi lebih efisien dan terkelola.
Pentingnya Memahami Praktik Penggunaan E-Sign
Menghindari kesalahan dalam penggunaan e-sign sangat penting untuk memastikan bahwa dokumen digital dapat dikelola dengan baik. Dengan memahami cara kerja sistem tanda tangan elektronik dan memanfaatkan platform seperti Byon, perusahaan dapat menjaga keamanan dokumen dan meningkatkan efisiensi proses administrasi. Ini akan memastikan bahwa setiap transaksi digital memiliki catatan yang jelas dan dapat dipercaya.