.jpg)
Dalam banyak proses procurement, vendor sering dipilih karena “sudah biasa dipakai”. Saat ada kebutuhan pembelian baru, tim langsung menghubungi supplier yang sama tanpa benar-benar membandingkan harga, kualitas layanan, atau lead time dengan vendor lain.
Awalnya proses ini terasa lebih cepat. Namun lama-kelamaan perusahaan mulai kesulitan menjawab pertanyaan sederhana seperti:
- Apakah harga vendor masih kompetitif?
- Apakah ada vendor lain dengan lead time lebih cepat?
- Kenapa supplier tertentu selalu dipilih?
- Siapa yang menyetujui vendor tersebut?
Masalah biasanya mulai terlihat ketika biaya pembelian meningkat atau pengiriman sering terlambat.
Kenapa Pemilihan Vendor Sering Tidak Objektif?
Banyak proses vendor comparison masih dilakukan lewat chat, email, atau spreadsheet yang terpisah-pisah. Quotation dari vendor masuk ke berbagai channel dan tidak tercatat dalam satu alur procurement yang jelas.
Akibatnya:
- Histori quotation sulit dicari kembali
- Tim procurement membandingkan data secara manual
- Approval vendor tidak terdokumentasi
- Harga lama dan harga baru tidak terlihat jelas
- Lead time antar vendor jarang dibandingkan
- Vendor dipilih berdasarkan kebiasaan, bukan data
Masalah utamanya bukan sekadar vendor yang dipilih salah, tetapi proses evaluasinya tidak konsisten.
Data Apa Saja yang Perlu Dibandingkan Sebelum Membuat PO?
Harga memang penting, tetapi procurement sebaiknya tidak hanya melihat nominal termurah.
Berikut beberapa data yang biasanya perlu dibandingkan:
|
Faktor |
Yang Perlu Dicek |
|
Harga |
Harga per unit, diskon, biaya tambahan |
|
Lead Time |
Estimasi waktu pengiriman |
|
Kualitas Barang |
Histori retur atau komplain |
|
Ketersediaan Barang |
Ready stock atau indent |
|
Histori Vendor |
Ketepatan pengiriman sebelumnya |
|
Term Pembayaran |
Termin pembayaran dan jatuh tempo |
|
Dokumen Pendukung |
Quotation, spesifikasi, sertifikasi |
Dengan data seperti ini, keputusan procurement jadi lebih mudah dijelaskan dan tidak hanya berdasarkan preferensi pribadi.
Contoh Vendor Comparison Sebelum Purchase Order
Misalnya tim procurement ingin membeli 100 unit bearing mesin produksi.
Berikut hasil quotation dari tiga vendor:
|
Vendor |
Harga/unit |
Lead Time |
Term Pembayaran |
Histori Pengiriman |
|
Vendor A |
Rp480.000 |
14 hari |
30 hari |
Pernah terlambat |
|
Vendor B |
Rp495.000 |
7 hari |
45 hari |
Stabil |
|
Vendor C |
Rp470.000 |
21 hari |
COD |
Baru pertama kali |
Jika hanya melihat harga, Vendor C terlihat paling murah. Namun untuk kebutuhan produksi yang mendesak, lead time 21 hari justru bisa mengganggu operasional. Di situ procurement perlu mempertimbangkan faktor lain selain harga.
Bedakan Requested, Reviewed, dan Approved
Dalam proses procurement, status approval sering tercampur. Tim procurement merasa vendor sudah boleh dipilih karena quotation sudah diterima, padahal approval final belum diberikan.
Beberapa status yang sebaiknya dibedakan:
- Requested → permintaan pembelian dibuat
- Quotation Received → quotation vendor sudah masuk
- Reviewed → procurement sudah membandingkan vendor
- Approved → vendor dan pembelian disetujui
- PO Issued → purchase order dikirim ke vendor
Status seperti ini membantu proses procurement lebih mudah dilacak, terutama saat pembelian melibatkan beberapa divisi.
Cara Membuat Vendor Comparison Lebih Konsisten
Agar proses procurement lebih objektif, perusahaan biasanya perlu membuat alur evaluasi vendor yang lebih terstruktur.
Beberapa langkah yang cukup membantu:
- Minta minimal dua atau tiga quotation untuk pembelian tertentu
- Gunakan format perbandingan vendor yang konsisten
- Simpan quotation dalam satu tempat
- Catat histori harga dan performa vendor
- Pisahkan proses review dan approval
- Pastikan alasan pemilihan vendor terdokumentasi
Tujuannya bukan membuat proses procurement lebih rumit, tetapi membuat keputusan pembelian lebih mudah dipertanggungjawabkan.
Ketika quotation, approval, dan histori vendor masih tersebar di email atau chat, proses procurement biasanya menjadi sulit dipantau. Sistem seperti BYON dapat membantu mengelola vendor comparison, quotation management, dan approval purchase order dalam satu alur kerja yang lebih rapi.
Bagaimana Vendor Comparison dan Quotation Management Membantu?
Dengan vendor comparison yang lebih terstruktur, tim procurement bisa lebih mudah:
- Membandingkan quotation antar vendor
- Melihat histori pembelian sebelumnya
- Memantau status approval procurement
- Menyimpan dokumen vendor dalam satu sistem
- Mengurangi keputusan pembelian yang terlalu subjektif
- Membuat proses audit procurement lebih jelas
Selain itu, histori vendor juga membantu perusahaan mengevaluasi supplier yang sering terlambat, kualitasnya tidak stabil, atau harganya terus meningkat.
Jika perusahaan mulai membutuhkan proses procurement yang lebih mudah dilacak dan terdokumentasi, BYON dapat membantu menghubungkan quotation management, vendor comparison, approval workflow, dan purchase order dalam proses yang lebih konsisten.
Keputusan procurement yang baik biasanya tidak hanya bergantung pada vendor termurah. Yang lebih penting adalah bagaimana perusahaan memiliki data dan histori yang cukup untuk memilih vendor secara objektif.
Ketika proses vendor comparison sudah lebih jelas, procurement bisa bekerja lebih cepat tanpa kehilangan kontrol terhadap biaya, kualitas, dan risiko operasional.