.jpg)
Salah satu masalah yang sering terjadi di tim finance bukan hanya banyaknya piutang yang belum dibayar, tetapi sulitnya menentukan mana yang harus segera ditindaklanjuti. Semua invoice terlihat sama di spreadsheet, padahal ada tagihan yang baru jatuh tempo 5 hari dan ada yang sudah tertunda lebih dari 60 hari.
Di kondisi seperti ini, tim finance biasanya mulai kesulitan memprediksi cash flow. Follow-up menjadi tidak terarah karena prioritas penagihan tidak terlihat jelas. Di sinilah konsep aging receivable menjadi penting.
Apa Itu Aging Receivable?
Aging receivable adalah laporan yang mengelompokkan piutang pelanggan berdasarkan usia tagihannya sejak invoice diterbitkan atau sejak jatuh tempo.
Tujuannya bukan hanya melihat total piutang, tetapi memahami:
- Mana invoice yang masih aman.
- Mana yang mulai terlambat.
- Mana yang berisiko menjadi piutang macet.
- Customer mana yang paling sering melewati jatuh tempo pembayaran.
Kenapa Piutang Sulit Dipantau secara Prioritas?
Banyak perusahaan masih memantau piutang hanya berdasarkan total nominal outstanding. Padahal, angka total saja tidak cukup membantu menentukan prioritas follow-up.
Contohnya:
- Customer A memiliki piutang Rp150.000.000, tetapi baru berjalan 10 hari.
- Customer B memiliki piutang Rp40.000.000, tetapi sudah overdue 75 hari.
Jika hanya melihat nominal, tim finance mungkin lebih fokus ke Customer A, padahal risiko keterlambatan justru lebih tinggi di Customer B.
Masalah lain yang sering terjadi:
- Invoice dan status pembayaran tidak ter-update.
- Tanggal jatuh tempo tidak tercatat konsisten.
- Follow-up penagihan hanya lewat chat atau email.
- Tidak ada histori reminder dan komunikasi.
- Tim sales dan finance memiliki data berbeda.
- Invoice yang sudah overdue tidak terlihat jelas di dashboard.
Bedakan Current, Overdue, dan Aging Receivable
Sebelum membuat laporan piutang, tim finance perlu membedakan beberapa status penting berikut:
|
Status |
Penjelasan |
|
Current |
Invoice belum melewati jatuh tempo |
|
1–30 Days Overdue |
Telat bayar ringan dan biasanya masih bisa di-follow-up normal |
|
31–60 Days Overdue |
Risiko mulai meningkat dan perlu perhatian lebih serius |
|
61–90 Days Overdue |
Potensi gangguan cash flow mulai terasa |
|
90+ Days Overdue |
Risiko piutang macet lebih tinggi |
Dengan pembagian aging seperti ini, tim finance tidak hanya melihat berapa besar piutang, tetapi juga seberapa lama piutang belum dibayar.
Data Minimal yang Harus Ada di Laporan Aging Receivable
Agar AR aging report benar-benar membantu proses penagihan, beberapa data berikut sebaiknya selalu tercatat:
- Nama customer
- Nomor invoice
- Tanggal invoice
- Tanggal jatuh tempo
- Nilai invoice
- Sisa outstanding
- Status pembayaran
- Usia piutang
- PIC account/customer
- Histori follow-up terakhir
Tanpa tanggal jatuh tempo dan outstanding yang jelas, aging receivable akan sulit dipercaya.
Contoh Aging Receivable yang Membantu Menentukan Prioritas
Berikut contoh sederhana laporan aging receivable:
|
Customer |
Outstanding |
Aging |
Status |
|
PT Maju Bersama |
Rp85.000.000 |
12 hari |
Current |
|
PT Sentra Logistik |
Rp42.000.000 |
38 hari |
Overdue |
|
PT Karya Abadi |
Rp18.500.000 |
67 hari |
High Priority |
|
PT Multi Niaga |
Rp9.000.000 |
95 hari |
Critical |
Dari tabel tersebut, tim finance bisa langsung melihat invoice mana yang perlu segera ditindaklanjuti tanpa harus membuka file satu per satu.
Masalah utamanya sering kali bukan jumlah piutang terlalu besar, tetapi tidak ada prioritas follow-up yang jelas.
Cara Membuat Monitoring Piutang Lebih Rapi
Beberapa langkah berikut biasanya cukup membantu membuat monitoring aging receivable lebih terkontrol:
- Pastikan setiap invoice memiliki tanggal jatuh tempo yang jelas.
- Kelompokkan piutang berdasarkan usia tagihan.
- Tetapkan prioritas follow-up berdasarkan aging.
- Simpan histori reminder dan komunikasi customer.
- Review AR aging report secara berkala, bukan hanya saat cash flow mulai terganggu.
- Pisahkan invoice disputed, partially paid, dan unpaid.
Dengan proses seperti ini, finance tidak perlu lagi mengecek invoice secara manual satu per satu saat ingin membuat laporan mingguan atau monthly closing.
Jika monitoring piutang mulai sulit dilakukan lewat spreadsheet dan update manual, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem seperti BYON agar invoice, aging receivable, histori follow-up, dan status pembayaran lebih mudah dipantau dalam satu alur kerja.
Kenapa Finance Dashboard Membantu Tim AR?
Ketika invoice mulai banyak, masalah biasanya bukan lagi membuat invoice, tetapi memantau statusnya secara konsisten.
Fitur seperti AR aging report dan finance dashboard membantu tim finance untuk:
- Melihat total outstanding berdasarkan aging
- Mengetahui customer dengan overdue tertinggi
- Memantau invoice yang mendekati jatuh tempo
- Menyimpan histori pembayaran dan follow-up
- Menghubungkan invoice dengan data customer
- Membuat laporan piutang lebih cepat saat closing
Selain itu, dashboard juga membantu management melihat kondisi cash flow tanpa harus meminta rekap manual dari banyak file berbeda.
Jangan Menunggu Cash Flow Terganggu Baru Mengecek Aging Receivable
Banyak perusahaan baru serius memantau piutang ketika pembayaran mulai tersendat atau operasional mulai terasa ketat. Padahal, aging receivable seharusnya dipakai sebagai alat kontrol harian, bukan hanya laporan akhir bulan.
Dengan monitoring yang lebih konsisten, tim finance bisa lebih cepat melihat invoice yang mulai berisiko dan menentukan prioritas follow-up sebelum piutang menumpuk terlalu lama.
Untuk perusahaan yang ingin membuat proses monitoring piutang lebih terstruktur, BYON dapat membantu menghubungkan invoice, AR aging report, dashboard finance, dan histori pembayaran agar proses penagihan lebih mudah dipantau dan dikontrol.