Purchase Request Sudah Diajukan, tetapi Barang Belum Bisa Dibeli
Situasi ini cukup sering terjadi di banyak perusahaan. Tim operasional membutuhkan barang untuk pekerjaan yang sedang berjalan, purchase request sudah dibuat, tetapi proses pembelian belum dapat dilanjutkan karena status approval tidak jelas.
Saat ditelusuri, masalahnya sering bukan pada vendor atau ketersediaan barang. Purchase request hanya tertahan karena tidak ada yang tahu siapa approver berikutnya, siapa yang belum memberikan persetujuan, atau apakah pengajuan tersebut masih menunggu review.
Akibatnya, kebutuhan operasional tertunda meskipun proses pengajuan sebenarnya sudah dimulai sejak beberapa hari sebelumnya.
Kenapa Approval Purchase Request Sering Terlambat?
Keterlambatan approval biasanya terjadi karena alur persetujuan tidak terdokumentasi dengan baik.
Beberapa penyebab yang sering ditemukan:
- Approval dilakukan melalui chat atau email terpisah.
- Tidak ada daftar approver yang ditetapkan sejak awal.
- Nominal pembelian tertentu membutuhkan approver tambahan, tetapi tidak terdokumentasi.
- Status approval hanya diketahui oleh satu orang.
- Tidak ada notifikasi ketika purchase request menunggu persetujuan.
- Sulit mengetahui siapa yang terakhir menerima pengajuan.
Ketika jumlah purchase request meningkat, proses seperti ini membuat tim procurement menghabiskan waktu untuk melakukan follow-up dibanding mengelola pembelian itu sendiri.
Bedakan Requested, Reviewed, Approved, dan Rejected
Salah satu sumber kebingungan adalah penggunaan status yang tidak konsisten.
Agar proses lebih mudah dipantau, setiap purchase request sebaiknya memiliki status yang jelas.
|
Status |
Arti |
|
Requested |
Permintaan pembelian sudah diajukan |
|
Reviewed |
Data dan kebutuhan sudah diperiksa |
|
Approved |
Pengajuan disetujui dan dapat diproses |
|
Rejected |
Pengajuan ditolak |
|
Revised |
Pengajuan perlu diperbaiki sebelum diproses kembali |
Dengan status yang terdefinisi jelas, semua pihak dapat mengetahui posisi purchase request tanpa harus menanyakan perkembangannya secara manual.
Data yang Sebaiknya Ada dalam Purchase Request
Sebelum masuk ke tahap approval, pastikan informasi yang dibutuhkan sudah lengkap.
Beberapa data yang perlu dicantumkan:
- Nomor purchase request
- Tanggal pengajuan
- Nama pemohon
- Departemen pemohon
- Deskripsi kebutuhan
- Jumlah barang atau jasa
- Estimasi biaya
- Prioritas kebutuhan
- Dokumen pendukung
- Approver yang terlibat
Semakin lengkap data pada tahap awal, semakin kecil kemungkinan approval tertunda karena permintaan klarifikasi tambahan.
Contoh Kasus: Approval Tidak Jelas Membuat Pembelian Tertunda
Misalkan tim operasional mengajukan pembelian perangkat jaringan senilai Rp18.000.000.
Struktur approval yang berlaku sebenarnya:
|
Nominal Pembelian |
Approver |
|
Di bawah Rp5.000.000 |
Supervisor |
|
Rp5.000.000 – Rp20.000.000 |
Manager |
|
Di atas Rp20.000.000 |
Manager + Direktur |
Masalah muncul ketika aturan ini hanya diketahui sebagian orang. Procurement mengira approval supervisor sudah cukup, sementara finance menunggu persetujuan manager.
Purchase request akhirnya tertahan selama beberapa hari hanya karena tidak ada referensi yang jelas mengenai alur approval yang berlaku.
Cara Mengatur Approval Purchase Request yang Lebih Jelas
Approval yang efektif tidak selalu membutuhkan banyak tahapan. Yang lebih penting adalah setiap pihak memahami tanggung jawabnya.
Beberapa langkah yang dapat diterapkan:
- Tentukan approver berdasarkan jabatan atau fungsi kerja.
- Buat aturan approval berdasarkan nominal pembelian.
- Gunakan status yang konsisten pada setiap pengajuan.
- Pastikan seluruh dokumen pendukung tersedia sejak awal.
- Terapkan notifikasi ketika approval menunggu tindakan.
- Simpan histori approval untuk kebutuhan audit dan evaluasi.
Jika proses purchase request mulai sulit dipantau karena approval tersebar di chat, email, dan spreadsheet yang berbeda, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem seperti BYON agar alur persetujuan, status pengajuan, dan dokumen pendukung lebih mudah dilacak dalam satu workflow.
Ketika Jumlah Pengajuan Bertambah, Follow-Up Manual Menjadi Beban
Pada skala kecil, menghubungi approver satu per satu mungkin masih memungkinkan. Namun ketika puluhan purchase request masuk setiap minggu, metode ini mulai menimbulkan masalah.
Beberapa tanda yang sering muncul:
- Banyak purchase request menumpuk tanpa update.
- Procurement kesulitan memprioritaskan pengajuan.
- Finance tidak mengetahui status terbaru.
- Approver lupa memberikan persetujuan.
- Histori keputusan sulit ditelusuri.
Kondisi ini sering menyebabkan keterlambatan pembelian yang sebenarnya dapat dihindari.
Bagaimana Approval Workflow Membantu Proses Pembelian?
Fitur approval workflow membantu memastikan setiap purchase request mengikuti jalur persetujuan yang sudah ditentukan perusahaan.
Melalui workflow yang terstruktur, sistem dapat:
- Menentukan approver secara otomatis berdasarkan aturan yang berlaku.
- Menampilkan status approval secara real-time.
- Mengirim notifikasi kepada approver terkait.
- Menyimpan histori persetujuan dan revisi.
- Mengurangi kebutuhan follow-up manual.
- Memudahkan audit proses pembelian.
Untuk perusahaan yang ingin membuat proses pengadaan lebih konsisten dan mudah dipantau, BYON dapat membantu menghubungkan purchase request, approval workflow, dokumentasi, dan monitoring status dalam satu sistem yang lebih terstruktur.
Approval yang Jelas Membantu Pembelian Bergerak Lebih Cepat
Banyak keterlambatan pembelian sebenarnya bukan disebabkan oleh vendor atau anggaran, melainkan karena alur persetujuan yang tidak jelas. Ketika status, approver, dan aturan approval terdokumentasi dengan baik, proses pengadaan menjadi lebih mudah dikendalikan.
Dengan workflow yang konsisten, perusahaan dapat mengurangi bottleneck approval, mempercepat proses pembelian, dan memastikan setiap keputusan memiliki jejak dokumentasi yang jelas untuk kebutuhan operasional maupun audit.