Banyak perusahaan hari ini masih terjebak dalam proses administrasi konvensional: mencetak, menandatangani manual, menyimpan arsip fisik, lalu mengirimkannya via kurir. Di tengah kebutuhan bisnis yang serba cepat, metode ini menghambat efisiensi kerja dan menyulitkan proses audit, terutama ketika dokumen harus segera disetujui atau digunakan untuk transaksi resmi.
Solusinya? Beralih ke sistem e-document—platform pengelolaan dokumen elektronik yang terintegrasi dengan teknologi tanda tangan digital (e-sign) dan e-meterai. Sistem ini memungkinkan perusahaan menyusun, mengelola, menandatangani, dan mengesahkan dokumen secara digital, dengan keamanan dan keabsahan hukum yang tetap terjamin.
Apa Itu E-Document?
E-document (dokumen elektronik) adalah sistem digital untuk membuat, menyimpan, dan mendistribusikan dokumen secara online. Sistem ini tidak hanya menghilangkan kebutuhan akan dokumen kertas, tapi juga menciptakan proses kerja yang lebih cepat, efisien, dan terdokumentasi dengan baik. Fitur utama dari sistem e-document modern antara lain:
- Pengelolaan dokumen digital berbasis cloud
- Jejak audit otomatis dan histori perubahan
- Akses dokumen real-time, kapan saja dan di mana saja
- Integrasi dengan e-sign dan e-meterai
Fitur Tanda Tangan Digital: Mempercepat Proses Persetujuan
Tanda tangan digital (e-sign) adalah fitur inti dalam sistem e-document yang memungkinkan persetujuan dilakukan secara resmi dan sah tanpa perlu cetak dokumen. E-sign tidak hanya menggantikan tanda tangan basah, tapi juga menyediakan enkripsi, autentikasi, dan verifikasi terhadap identitas penandatangan. Keuntungan utama integrasi e-sign dalam e-doc:
1. Efisiensi Waktu
Dokumen tidak perlu dicetak, ditandatangani, lalu dikirim balik. Semua bisa dilakukan dalam satu platform, bahkan dari perangkat seluler.
2. Keamanan Tinggi
Tanda tangan digital disertai sertifikat elektronik yang menjamin identitas pengguna dan keaslian dokumen.
3. Legalitas Terjamin
Tanda tangan digital dari penyedia resmi memiliki kekuatan hukum yang diakui secara nasional dan dapat digunakan dalam dokumen kontraktual maupun administratif.
4. Tracking Otomatis
Setiap aktivitas penandatanganan tercatat dengan jelas—siapa yang tanda tangan, kapan, dan dari perangkat mana.
Byon menyediakan sistem e-sign yang dapat diintegrasikan langsung ke dalam e-document workflow perusahaan, menjadikan proses persetujuan lebih cepat dan terdokumentasi secara digital.
Fitur E-Meterai: Validasi Legal Digital
Selain tanda tangan, banyak dokumen perusahaan memerlukan materai agar sah secara hukum—seperti perjanjian kerja, invoice, atau kontrak pembelian. Sistem e-document modern kini telah mendukung e-meterai, yaitu meterai dalam bentuk digital yang dikeluarkan oleh Peruri dan terdaftar di sistem resmi. Keunggulan penggunaan e-meterai dalam e-doc:
1. Tidak Perlu Cetak dan Tempel Fisik
E-meterai langsung disisipkan secara digital dalam dokumen elektronik tanpa proses manual.
2. Tersertifikasi Resmi
Setiap e-meterai memiliki ID unik dan hanya bisa digunakan sekali, sehingga tidak bisa dipalsukan atau digandakan.
3. Efisien dan Praktis
Cocok untuk volume dokumen besar, terutama pada proses kontraktual berulang, pengadaan, atau transaksi legal lainnya.
4. Terintegrasi dengan Alur Persetujuan
Dalam sistem e-document, e-meterai dapat otomatis ditambahkan bersamaan dengan e-signature dalam satu proses approval.
Dengan fitur e-meterai dari Byon, perusahaan dapat memastikan seluruh dokumen bernilai hukum tanpa harus mengandalkan proses materai manual yang rentan kesalahan.
Contoh Use Case dalam Berbagai Proses Bisnis
Sistem e-doc cocok digunakan oleh berbagai jenis bisnis, tidak terbatas pada perusahaan teknologi. Selama ada kebutuhan untuk mengelola dokumen legal, kontrak, atau proses administrasi secara efisien, digitalisasi dokumen menjadi solusi nyata. Berikut beberapa use case yang umum ditemui:
1. Persetujuan Kontrak Pembelian dengan Vendor
Tim procurement dapat menyusun kontrak, menambahkan e-meterai, dan mengirimkan untuk ditandatangani secara digital—tanpa perlu mencetak atau mengirim dokumen fisik.
2. Pengajuan Kredit dan Persetujuan Pembiayaan
Perusahaan pembiayaan bisa mempercepat proses persetujuan dengan memungkinkan nasabah menandatangani dokumen secara online menggunakan tanda tangan digital yang sah.
3. Distribusi Surat Penugasan dari Kantor Pusat ke Cabang
Dokumen seperti surat tugas atau perintah kerja dapat dikirim, ditandatangani, dan disahkan secara digital tanpa menunggu proses pengiriman antar lokasi.
4. Kontrak Kerja Karyawan Baru secara Remote
Divisi HR dapat mengirim kontrak kerja kepada karyawan baru untuk ditandatangani secara elektronik dan ditempeli e-meterai resmi, bahkan tanpa tatap muka.
5. Pengesahan Dokumen Kerja Sama dengan Mitra Usaha
Dokumen perjanjian kerja sama bisa ditandatangani dua pihak dari lokasi berbeda dengan validitas hukum yang tetap terjaga.
Masih banyak lagi use case lain di berbagai sektor dan departemen, mulai dari legal, keuangan, hingga operasional, yang bisa dioptimalkan dengan sistem e-document.
Langkah Cerdas Menuju Peningkatan Kinerja Bisnis
Transformasi digital dalam pengelolaan dokumen bukan lagi pilihan, tapi kebutuhan. Dengan sistem e-document yang terintegrasi dengan tanda tangan digital dan e-meterai, perusahaan tidak hanya bergerak lebih cepat, tetapi juga lebih aman dan efisien secara operasional.
Byon hadir sebagai mitra transformasi digital dengan solusi e-document, e-sign, dan e-meterai yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan legal dan administratif perusahaan modern.