Dalam era digital, perusahaan mengandalkan workflow untuk memastikan setiap proses berjalan rapi, cepat, dan konsisten. Namun tidak semua workflow cocok diterapkan secara seragam. Ada kalanya organisasi membutuhkan proses yang sama di seluruh unit, tetapi ada pula situasi di mana tim atau cabang membutuhkan cara kerja yang lebih fleksibel. Di sinilah konsep Workflow Standardization dan Workflow Customization menjadi penting.
Apa Itu Workflow Standardization?
Workflow Standardization adalah pendekatan ketika perusahaan menetapkan satu cara kerja yang sama untuk semua cabang, tim, atau departemen. Setiap langkah, formulir, dan alur persetujuan mengikuti aturan yang identik di seluruh organisasi.
Kapan Standarisasi Dibutuhkan?
1. Ketika perusahaan ingin kualitas yang seragam
Standarisasi memastikan proses layanan atau produk memiliki standar yang sama, dari Sabang sampai Merauke.
2. Ketika ada regulasi ketat
Industri seperti keuangan, kesehatan, atau manufaktur membutuhkan keseragaman agar seluruh cabang mematuhi aturan yang sama.
3. Ketika perusahaan butuh data yang mudah digabungkan
Laporan akan lebih rapi karena semua proses punya format yang sama.
Keuntungan Standarisasi
- Mengurangi kesalahan karena langkah kerja sudah jelas.
- Memudahkan audit dan pengecekan.
- Pelatihan karyawan baru lebih cepat karena prosesnya satu versi saja.
Apa Itu Workflow Customization?
Workflow Customization memungkinkan cabang atau tim membuat penyesuaian tertentu pada proses kerja agar lebih sesuai dengan kondisi lokal atau kebutuhan mereka. Ini bukan berarti bebas melakukan apa saja—inti workflow tetap sama. Hanya saja langkah-langkah tertentu bisa disesuaikan.
Contoh Sederhana Workflow Customization
Sebuah perusahaan retail memiliki banyak cabang:
- Cabang A menerima banyak pesanan online yang diambil di toko
→ mereka menambahkan langkah khusus untuk online pick-up, seperti rak penyimpanan pesanan cepat. - Cabang B sering diminta membungkus hadiah
→ mereka menambahkan langkah pengecekan stok kertas kado dan stempel manual.
Produk dan SOP besar tetap sama, tetapi cabang bebas menyesuaikan sebagian workflow agar relevan dengan kebutuhan pelanggan lokal.
Kapan Kustomisasi Dibutuhkan?
1. Ketika kebutuhan pelanggan berbeda-beda di setiap wilayah
Misalnya pola belanja kota besar vs kota wisata.
2. Ketika tim bekerja dengan model berbeda
Contoh: satu tim menggunakan pola hybrid, tim lain full remote.
3. Ketika perusahaan ingin memberi ruang inovasi
Tim bisa bereksperimen untuk mencari cara yang lebih efisien.
Keuntungan Kustomisasi
- Proses lebih relevan dengan kebutuhan lokal.
- Mempercepat operasional karena karyawan tidak harus mengikuti langkah yang tidak diperlukan.
- Memberi ruang inovasi tanpa mengganggu struktur besar perusahaan.
Kapan Perusahaan Harus Menyeragamkan, dan Kapan Memberi Fleksibilitas?
Tidak ada satu jawaban untuk semua. Banyak organisasi akhirnya menerapkan kombinasi atau pendekatan hybrid.
Gunakan Workflow Standardization jika:
- Anda ingin memastikan kualitas dan compliance seragam.
- Perusahaan beroperasi dengan risiko tinggi sehingga butuh kontrol ketat.
- Data lintas cabang harus mudah digabung dan dibandingkan.
Gunakan Workflow Customization jika:
- Cabang melayani pasar yang sangat berbeda.
- Ada kebutuhan lokal yang tidak muncul di kantor pusat.
- Organisasi mendorong kreativitas tim dalam meningkatkan efisiensi.
Byon membantu perusahaan menerapkan kedua pendekatan ini secara seimbang, memungkinkan standar pusat tetap terjaga sambil memberi ruang adaptasi di tingkat tertentu.
Menemukan Keseimbangan Terbaik
Workflow yang efektif bukan hanya tentang memilih standar atau fleksibilitas. Kuncinya adalah menemukan keseimbangan: proses inti tetap seragam, tetapi ruang adaptasi tetap terbuka ketika dibutuhkan. Dengan platform digital seperti Byon, perusahaan bisa mendapatkan dua keuntungan sekaligus—efisiensi operasional yang stabil dan kemampuan beradaptasi yang cepat di lapangan.
Jika dijalankan dengan tepat, workflow bukan lagi sekadar prosedur, tetapi fondasi yang memperkuat pertumbuhan bisnis dan responsivitas organisasi di era digital.