Dalam banyak organisasi modern, onboarding sering diperlakukan sebagai proses yang harus secepat dan semulus mungkin. Semua disiapkan oleh HR, akses langsung dibuka, tugas awal diminimalkan, dan karyawan baru dibuat senyaman mungkin. Tujuannya baik: mempercepat adaptasi dan meningkatkan pengalaman awal.
Namun, pendekatan ini memiliki kelemahan tersembunyi. Onboarding yang terlalu mulus justru dapat mengaburkan tanggung jawab, melemahkan disiplin, dan menunda pembentukan akuntabilitas. Di sinilah konsep designed friction menjadi relevan.
Apa Itu Friction dalam Onboarding?
Friction dalam onboarding adalah hambatan yang disengaja, terukur, dan memiliki tujuan jelas. Bukan kekacauan, bukan proses berbelit, tetapi langkah-langkah yang mengharuskan karyawan baru terlibat aktif sebelum melangkah lebih jauh.
Friction berbeda dengan inefisiensi. Jika inefisiensi muncul karena proses yang buruk, friction justru dirancang untuk membentuk perilaku kerja yang tepat sejak awal.
Mengapa Onboarding Terlalu Mulus Bisa Menyesatkan?
Ketika semua akses, informasi, dan fasilitas langsung diberikan tanpa proses:
- SOP cenderung tidak dibaca dengan serius
- Akses sistem dianggap hal sepele
- Kesalahan awal meningkat karena kurang pemahaman konteks
- Budaya disiplin terbentuk terlambat
Secara tidak langsung, organisasi mengirimkan pesan bahwa proses dan kontrol bukanlah hal penting.
Kapan Friction Justru Dibutuhkan?
1. Saat Menyangkut Akses dan Risiko
Akses ke data sensitif, sistem keuangan, atau alat produksi seharusnya tidak instan. Friction memastikan bahwa akses diberikan setelah pemahaman dan persetujuan yang sadar.
2. Saat Membentuk Mindset Kerja
Proses yang mewajibkan membaca, mengonfirmasi, dan menyelesaikan tahapan tertentu melatih ketelitian dan rasa tanggung jawab sejak hari pertama.
3. Saat Mendorong Akuntabilitas Individu
Jika seluruh onboarding diurus oleh HR, karyawan baru cenderung pasif. Friction kecil memaksa mereka aktif mengelola progresnya sendiri.
Contoh Friction yang Sehat dalam Onboarding
Berikut beberapa contoh penerapan friction yang konstruktif:
- Akses Bertahap
Akses sistem kerja dibuka setelah karyawan menyelesaikan modul kebijakan internal dan menyatakan pemahaman secara tertulis. - Checklist Wajib yang Tidak Bisa Dilewati
Karyawan baru harus menyelesaikan checklist onboarding secara mandiri sebelum masuk ke tugas operasional. - Approval Berlapis untuk Peran Kritis
Posisi tertentu memerlukan persetujuan atasan langsung sebelum memperoleh wewenang penuh. - Simulasi Singkat Sebelum Praktik Nyata
Karyawan diminta menyelesaikan studi kasus atau simulasi sebelum menangani pekerjaan sesungguhnya.
Semua contoh ini menambah sedikit effort, tetapi membangun fondasi perilaku kerja yang jauh lebih kuat.
Friction yang Baik vs Friction yang Buruk
Friction yang baik:
- Tujuannya jelas
- Konsisten untuk semua karyawan
- Transparan alasannya
- Didukung sistem, bukan improvisasi
Friction yang buruk:
- Terjadi karena lupa atau miskomunikasi
- Berbeda-beda antar individu
- Tidak terdokumentasi
- Menghambat tanpa nilai pembelajaran
Kuncinya bukan menghilangkan friksi, melainkan mengendalikannya.
Peran Sistem Digital dalam Mengelola Friction
Tanpa sistem yang terstruktur, friksi mudah berubah menjadi kekacauan. Sistem onboarding digital seperti Byon memungkinkan organisasi:
- Mengunci urutan proses agar tidak dilompati
- Menyediakan visibilitas progres onboarding
- Mencatat approval dan tanggung jawab
- Menetapkan tenggat waktu yang konsisten
Dengan cara ini, friction menjadi alat desain organisasi, bukan efek samping dari proses yang berantakan.
Strategi Onboarding Modern
Onboarding bukan hanya tentang membuat karyawan baru merasa nyaman, tetapi tentang menyiapkan mereka untuk bertanggung jawab. Friction yang dirancang dengan baik membantu organisasi membangun disiplin, mengurangi risiko, dan mempercepat kedewasaan kerja sejak hari pertama. Dengan dukungan sistem digital seperti Byon, friction ini dapat dirancang secara sadar dan konsisten, bukan muncul secara acak karena proses yang tidak rapi.
Alih-alih bertanya bagaimana membuat onboarding semulus mungkin, organisasi perlu mulai bertanya: Friction apa yang perlu ada agar budaya kerja terbentuk dengan benar?