Digitalisasi proses penjualan sering dipandang sebagai langkah penting untuk meningkatkan kecepatan dan konsistensi. Salah satu area yang paling sering didigitalisasi adalah approval diskon. Namun, dalam praktiknya, tidak sedikit tim yang justru merasakan proses closing menjadi lebih lambat setelah sistem diterapkan.
Hal ini wajar terjadi, dan biasanya bukan karena kesalahan individu, melainkan karena desain workflow yang belum sepenuhnya selaras dengan konteks bisnis.
Pola yang Sering Terjadi
Banyak organisasi membangun sistem approval dengan prinsip kehati-hatian yang tinggi. Semua diskon, tanpa melihat besar kecilnya, diarahkan ke jalur approval yang sama agar tetap terkendali.
Pendekatan ini terasa aman, tetapi dalam aktivitas harian bisa menimbulkan efek samping:
- Diskon kecil yang sebenarnya berisiko rendah ikut menunggu proses persetujuan
- Tim sales kehilangan momentum saat calon pelanggan siap mengambil keputusan
- Pihak yang memberi approval harus menangani volume keputusan yang cukup besar
Semua proses berjalan sesuai aturan, namun kecepatan yang diharapkan belum sepenuhnya tercapai.
Memahami Konteks Risiko dalam Diskon
Diskon pada dasarnya adalah alat untuk mendukung keputusan bisnis. Risiko yang ingin dijaga biasanya berkaitan dengan hal-hal seperti margin, konsistensi harga, atau dampak jangka panjang ke struktur penjualan.
Karena itu, diskon dengan nilai berbeda sebetulnya memiliki tingkat risiko yang berbeda pula. Saat sistem belum membedakan konteks ini, proses approval cenderung menjadi seragam dan kurang proporsional.
Pendekatan Workflow yang Lebih Adaptif
Salah satu pendekatan yang lebih seimbang adalah membuat workflow yang menyesuaikan diri dengan konteks.
Sebagai ilustrasi:
- Diskon dalam rentang kecil dapat diproses secara otomatis
- Diskon menengah melibatkan satu level persetujuan
- Diskon besar diproses dengan perhatian lebih dan melibatkan fungsi terkait
Dengan cara ini, sistem tetap menjaga kontrol, sambil memberikan ruang bagi proses penjualan untuk bergerak lebih efisien.
Peran Platform Digital yang Mendukung Fleksibilitas
Pendekatan di atas dapat dibantu oleh platform digital yang tepat. Platform seperti Byon mampu:
- Menggunakan data dari CRM sebagai dasar pengambilan keputusan
- Menjalankan workflow secara dinamis, bukan berdasarkan aturan kaku
- Menyesuaikan jalur proses tanpa perubahan sistem yang besar
CRM tetap berperan penting sebagai pusat data dan aktivitas sales, sementara mekanisme workflow berjalan sebagai lapisan terpisah yang lebih fleksibel dan mudah dikembangkan.
Menemukan Keseimbangan antara Kontrol dan Kecepatan
Digitalisasi approval bukan sekadar memindahkan proses ke dalam sistem. Nilai sebenarnya muncul ketika workflow dirancang dengan mempertimbangkan konteks, risiko, dan alur kerja nyata di lapangan.
Dengan pendekatan yang tepat dan dukungan platform seperti Byon, proses approval dapat menjadi penjaga kualitas keputusan, sekaligus pendukung kecepatan closing yang berkelanjutan.