.jpg)
Data stok di sistem terlihat aman, tetapi hasil hitung fisik berbeda? Pelajari cara melakukan stock opname secara lebih terstruktur agar selisih stok lebih mudah ditemukan dan ditelusuri.
Jumlah stok di sistem terlihat masih aman. Barang juga tercatat masuk dan keluar dengan normal. Tetapi ketika warehouse mulai melakukan stock opname, hasil hitung fisik justru berbeda dengan data inventory.
Ada barang yang jumlahnya kurang. Ada juga item yang secara fisik masih tersedia, tetapi stok sistem sudah habis.
Situasi seperti ini cukup sering terjadi di warehouse, terutama ketika pergerakan barang tinggi dan pencatatan stok masih tersebar di spreadsheet, chat, atau update manual antar tim.
Kenapa Selisih Stok Baru Terlihat Saat Stock Opname?
Selisih stok biasanya tidak muncul dalam satu hari. Masalahnya sering terjadi sedikit demi sedikit sampai akhirnya terlihat besar saat inventory count dilakukan.
Beberapa penyebab yang paling umum:
- Barang keluar belum tercatat.
- Stock adjustment tidak terdokumentasi.
- Barang rusak masih dianggap available stock.
- Ada retur yang belum diupdate.
- Input quantity salah.
- Perpindahan barang antar lokasi tidak tercatat.
- Tim warehouse dan admin inventory menggunakan data berbeda.
Akibatnya, stok sistem terlihat normal, tetapi kondisi fisik gudang sebenarnya sudah berbeda.
Bedakan Jenis Stok yang Sering Tercampur
Sebelum melakukan stock opname, tim warehouse perlu membedakan beberapa status stok yang sering dianggap sama.
|
Jenis Stok |
Penjelasan |
|
Available Stock |
Barang yang siap digunakan atau dijual |
|
Reserved Stock |
Barang sudah dialokasikan untuk order tertentu |
|
Damaged Stock |
Barang rusak dan tidak bisa digunakan |
|
Stock Adjustment |
Koreksi stok akibat selisih atau kesalahan pencatatan |
|
Stock Opname Result |
Hasil hitung fisik aktual di gudang |
Tanpa pemisahan status seperti ini, hasil stock opname sering membingungkan karena tim warehouse menghitung kondisi fisik, sementara sistem masih mencampur semua jenis stok menjadi satu angka.
Stock opname sebaiknya bukan hanya menghitung barang, tetapi juga memastikan status stok benar-benar sesuai kondisi aktual.
Data yang Perlu Disiapkan Sebelum Stock Opname
Agar proses inventory count lebih terstruktur, siapkan beberapa data berikut sebelum mulai menghitung fisik:
- Kode dan nama barang
- Lokasi penyimpanan barang
- Quantity stok sistem
- Satuan barang
- Batch atau serial number jika ada
- Status barang
- PIC area warehouse
- Tanggal stock opname
- Catatan selisih atau kondisi barang
Data sederhana seperti ini membantu warehouse mempercepat proses pengecekan dan memudahkan tracing jika ditemukan selisih stok.
Contoh Hasil Stock Opname yang Sering Terjadi
Berikut contoh sederhana hasil stock opname di gudang:
|
Item |
Stok Sistem |
Stok Fisik |
Selisih |
Keterangan |
|
Kabel LAN CAT6 |
250 pcs |
238 pcs |
-12 pcs |
Barang keluar belum tercatat |
|
Router Office |
18 unit |
20 unit |
+2 unit |
Retur belum diinput |
|
Toner Printer |
45 pcs |
40 pcs |
-5 pcs |
Barang rusak belum dipisahkan |
Dari contoh di atas, masalah utama sebenarnya bukan hanya jumlah barang berbeda, tetapi histori pergerakan stok tidak tercatat dengan konsisten.
Cara Melakukan Stock Opname agar Hasilnya Lebih Akurat
Warehouse biasanya lebih mudah menemukan penyebab selisih stok jika proses stock opname dilakukan dengan alur yang jelas.
Beberapa langkah yang cukup membantu:
- Tentukan area dan jadwal stock opname.
- Bekukan sementara transaksi barang saat proses hitung berlangsung jika memungkinkan.
- Pisahkan barang rusak, retur, dan reserved stock sebelum menghitung.
- Gunakan daftar item berdasarkan lokasi gudang.
- Catat selisih stok langsung saat pengecekan.
- Dokumentasikan stock adjustment beserta alasannya.
- Review item dengan selisih terbesar terlebih dahulu.
Jika pencatatan stok mulai sulit dikontrol karena data tersebar di banyak file atau update manual, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem seperti BYON agar stock opname, inventory count, dan histori pergerakan barang lebih mudah dipantau dalam satu proses kerja.
Kenapa Warehouse Sulit Melacak Penyebab Selisih Stok?
Banyak warehouse sebenarnya sudah rutin melakukan stock opname, tetapi tetap kesulitan mencari akar masalah selisih stok.
Biasanya karena:
- Tidak ada histori stock adjustment yang jelas.
- Pergerakan barang tidak tercatat real-time.
- Barang antar lokasi warehouse tercampur.
- Data stok dan transaksi tidak terhubung.
- Hasil stock opname sebelumnya sulit ditelusuri kembali.
Akibatnya, warehouse sering mengulang masalah yang sama setiap periode stock opname berikutnya.
Bagaimana Stock Opname dan Inventory Count Lebih Mudah Dipantau?
Sistem inventory membantu warehouse mencatat hasil hitung fisik sekaligus menghubungkannya dengan histori transaksi barang.
Beberapa hal yang biasanya lebih mudah dipantau:
- Selisih antara stok sistem dan stok fisik.
- Histori stock adjustment.
- Barang dengan selisih stok paling sering.
- Pergerakan barang antar lokasi.
- Barang rusak atau retur.
- Status available dan reserved stock.
- Riwayat stock opname sebelumnya.
Dengan proses yang lebih terstruktur, warehouse tidak hanya mengetahui ada selisih stok, tetapi juga lebih mudah memahami penyebabnya.
Untuk perusahaan yang ingin membuat proses inventory count lebih konsisten, BYON dapat membantu menghubungkan stock opname, pencatatan stok, stock adjustment, dan monitoring inventory agar data warehouse lebih mudah dikontrol oleh tim terkait.
Selisih Stok Lebih Mudah Diperbaiki Jika Ditemukan Lebih Awal
Selisih stok biasanya tidak langsung menjadi besar dalam satu waktu. Masalah sering muncul dari pencatatan kecil yang terus terlewat dan baru terlihat saat stock opname dilakukan.
Ketika warehouse memiliki proses inventory count yang lebih rapi dan histori stok yang lebih jelas, proses pengecekan barang menjadi lebih mudah dipantau dan keputusan stock adjustment bisa dilakukan dengan lebih cepat dan akurat.