Stok di Sistem Masih Ada, tapi Barang di Gudang Sudah Tidak Ditemukan
Situasi seperti ini cukup sering terjadi di operasional gudang. Tim sales melihat stok masih tersedia di sistem, tetapi saat barang dicari di gudang, jumlahnya kurang atau bahkan tidak ada.
Masalahnya bukan hanya soal selisih angka. Ketika data stok tidak sesuai dengan kondisi fisik, proses lain ikut terganggu:
- Pengiriman tertunda
- Purchase order menjadi tidak akurat
- Restock terlambat
- Picking barang memakan waktu lebih lama
- Laporan inventory sulit dipercaya
Biasanya kondisi ini baru disadari saat stock opname dilakukan atau ketika ada komplain dari tim operasional.
Apa Itu Stock Adjustment?
Stock adjustment adalah proses penyesuaian jumlah stok di sistem agar sesuai dengan kondisi fisik sebenarnya di gudang.
Adjustment dilakukan ketika ditemukan selisih antara:
- Stok di sistem
- Stok fisik hasil pengecekan gudang
Penyesuaian ini penting agar data inventory tetap akurat dan bisa dipakai untuk proses operasional berikutnya.
Contohnya:
|
Item |
Stok Sistem |
Stok Fisik |
Selisih |
Adjustment |
|
Kabel LAN CAT6 |
120 pcs |
115 pcs |
-5 pcs |
Pengurangan stok |
|
Mouse Wireless |
45 pcs |
48 pcs |
+3 pcs |
Penambahan stok |
Stock adjustment bukan sekadar mengubah angka stok, tetapi mencatat alasan kenapa selisih bisa terjadi.
Kenapa Selisih Stok Bisa Terjadi Berulang?
Dalam banyak kasus, selisih stok bukan muncul dari satu kesalahan besar, tetapi dari akumulasi proses kecil yang tidak tercatat dengan rapi.
Beberapa penyebab yang paling sering terjadi:
- Barang keluar tanpa update sistem
- Picking barang dilakukan manual
- Retur barang tidak tercatat
- Barang rusak belum dipisahkan
- Transfer antar gudang tidak terdokumentasi
- Double input atau salah input quantity
- Stock opname dilakukan terlalu jarang
Ketika update stok masih tersebar di spreadsheet, chat, atau catatan manual, histori perubahan stok menjadi sulit dilacak.
Bedakan Stock Opname dan Stock Adjustment
Dua istilah ini sering dianggap sama, padahal fungsinya berbeda.
|
Proses |
Fungsi |
|
Stock opname |
Mengecek jumlah stok fisik di gudang |
|
Stock adjustment |
Menyesuaikan data sistem berdasarkan hasil pengecekan |
Artinya, stock opname membantu menemukan selisih, sedangkan stock adjustment digunakan untuk memperbaiki data inventory di sistem.
Tanpa adjustment yang jelas, hasil stock opname biasanya hanya menjadi catatan sementara tanpa perbaikan data yang konsisten.
Data yang Sebaiknya Dicatat Saat Melakukan Adjustment
Agar histori inventory tetap bisa ditelusuri, beberapa data berikut sebaiknya selalu dicatat:
- Nama item atau SKU
- Lokasi gudang
- Jumlah stok sistem
- Jumlah stok fisik
- Selisih quantity
- Jenis adjustment
- Penyebab adjustment
- Tanggal adjustment
- PIC yang melakukan pengecekan
- Dokumen pendukung jika diperlukan
Data ini membantu warehouse dan finance memahami pola selisih stok yang sering terjadi.
Contoh Kasus Selisih Stok di Gudang
Sebuah gudang distributor melakukan stock opname bulanan dan menemukan selisih pada beberapa item fast moving.
|
Item |
Sistem |
Fisik |
Selisih |
Penyebab |
|
Botol Minum 1L |
350 |
340 |
-10 |
Barang pecah belum dicatat |
|
Kabel HDMI |
90 |
87 |
-3 |
Picking manual |
|
Flashdisk 32GB |
120 |
125 |
+5 |
Retur belum diinput |
Dari contoh ini terlihat bahwa masalah utama bukan hanya jumlah selisihnya, tetapi proses update stok yang tidak konsisten.
Cara Membuat Proses Stock Adjustment Lebih Rapi
Beberapa langkah berikut biasanya membantu mengurangi selisih stok berulang:
- Tetapkan jadwal stock opname rutin.
- Pisahkan barang rusak atau retur sejak awal.
- Pastikan setiap barang keluar masuk tercatat real-time.
- Gunakan alasan adjustment yang konsisten.
- Simpan histori perubahan stok untuk audit.
- Batasi akses edit quantity hanya ke PIC tertentu.
- Review item yang paling sering mengalami selisih.
Jika proses stock adjustment mulai sulit dipantau lewat spreadsheet dan catatan manual, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem seperti BYON agar histori adjustment, stock opname, dan perubahan quantity lebih mudah dilacak dalam satu sistem inventory.
Bagaimana Inventory System Membantu Stock Adjustment?
Fitur stock adjustment dalam inventory system membantu warehouse mencatat perubahan stok dengan lebih terstruktur.
Beberapa fungsi yang biasanya membantu:
- Mencatat adjustment per item dan gudang
- Menyimpan histori perubahan stok
- Melihat siapa yang melakukan adjustment
- Menghubungkan adjustment dengan stock opname
- Memantau stok available, damaged, dan reserved
- Membantu reporting inventory lebih akurat
Dengan proses yang lebih terdokumentasi, warehouse tidak perlu terus-menerus menebak penyebab selisih stok setiap kali stock opname dilakukan.
Kesimpulan
Selisih stok biasanya bukan terjadi karena satu kesalahan besar, tetapi karena proses pencatatan barang keluar masuk yang tidak konsisten. Ketika adjustment dilakukan tanpa histori yang jelas, data inventory menjadi semakin sulit dipercaya.
Untuk perusahaan yang ingin membuat proses stock adjustment lebih terkontrol, BYON dapat membantu menghubungkan stock opname, histori perubahan stok, inventory reporting, dan pencatatan adjustment dalam alur kerja yang lebih rapi dan mudah dipantau.