.jpg)
Beberapa project sebenarnya tidak terlambat karena kurang tenaga atau kurang anggaran. Masalahnya sering lebih sederhana: ada issue yang sudah dibahas di chat, tetapi tidak pernah masuk ke tracking project.
Contohnya, tim development melaporkan kendala integrasi dengan vendor melalui grup WhatsApp. Semua orang melihat pesan tersebut, bahkan sudah ada diskusi singkat. Namun seminggu kemudian, issue yang sama muncul lagi karena tidak ada PIC yang ditetapkan, tidak ada target penyelesaian, dan tidak ada status yang bisa dipantau.
Ketika hal seperti ini terjadi berulang, project manager mulai kesulitan mengetahui blocker mana yang masih aktif dan mana yang sudah selesai.
Kenapa Issue Sering Hilang Setelah Dibahas?
Percakapan chat memang cepat dan praktis, tetapi tidak dirancang untuk menjadi sistem pencatatan issue project.
Beberapa penyebab yang paling sering terjadi:
- Issue hanya disampaikan lewat chat atau meeting.
- Tidak ada PIC yang bertanggung jawab menindaklanjuti.
- Status penyelesaian tidak diperbarui.
- Diskusi tersebar di banyak grup atau channel.
- Tidak ada daftar issue yang bisa dilihat seluruh tim.
- Tim menganggap semua orang sudah mengetahui masalah tersebut.
Akibatnya, informasi penting tenggelam di antara ratusan pesan harian dan sulit ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Bedakan Task, Issue, dan Blocker
Salah satu alasan tracking project menjadi berantakan adalah karena semua hal dicatat sebagai task biasa.
Padahal, task dan issue memiliki fungsi yang berbeda.
|
Item |
Fungsi |
|
Task |
Pekerjaan yang memang direncanakan dalam project |
|
Issue |
Masalah atau kendala yang muncul selama project berjalan |
|
Blocker |
Issue yang secara langsung menghambat progress pekerjaan lain |
|
Change Request |
Permintaan perubahan scope atau kebutuhan project |
Misalnya, membuat dashboard laporan adalah task. Namun jika data dari sistem lain tidak bisa diakses sehingga dashboard tidak dapat dibuat, kondisi tersebut adalah issue. Jika issue tersebut menghentikan pekerjaan tim selama beberapa hari, maka statusnya sudah menjadi blocker.
Data Minimal yang Perlu Dicatat untuk Setiap Issue
Agar issue mudah dilacak, jangan hanya mencatat deskripsinya.
Minimal setiap issue perlu memiliki informasi berikut:
- Nama issue
- Tanggal ditemukan
- Project terkait
- PIC penanggung jawab
- Prioritas issue
- Dampak terhadap project
- Status issue
- Target penyelesaian
- Catatan atau update terbaru
Jangan mencatat issue tanpa PIC dan target penyelesaian. Dua informasi ini sering menjadi penyebab utama issue menggantung tanpa tindak lanjut.
Contoh Sederhana Tracking Issue Project
Bayangkan sebuah project implementasi sistem sedang berjalan.
|
Issue |
PIC |
Prioritas |
Status |
|
Data vendor belum lengkap |
Procurement |
Medium |
In Progress |
|
API vendor gagal terhubung |
Developer |
High |
Open |
|
Approval akses server tertunda |
IT Infrastructure |
High |
Blocked |
|
UAT belum dijadwalkan |
Project Manager |
Medium |
Open |
Dari tabel tersebut, project manager dapat langsung melihat bahwa masalah yang paling mendesak adalah approval akses server karena statusnya Blocked dan berpotensi menghentikan pekerjaan tim lain.
Gunakan Status yang Jelas untuk Setiap Issue
Banyak tim hanya menggunakan status "Open" dan "Done". Padahal kondisi issue sering lebih kompleks dari itu.
Status berikut biasanya lebih mudah dipahami:
- Open → issue baru ditemukan.
- In Progress → sedang ditangani.
- Waiting External Party → menunggu vendor atau pihak luar.
- Waiting Approval → menunggu persetujuan.
- Blocked → menghambat pekerjaan lain.
- Resolved → solusi sudah ditemukan.
- Closed → issue selesai dan diverifikasi.
Dengan status yang jelas, project manager dapat mengetahui penyebab keterlambatan tanpa harus mencari informasi di percakapan lama.
Cara Membuat Issue Tracking Menjadi Bagian dari Rutinitas Project
Issue tracking akan efektif jika menjadi bagian dari proses kerja harian, bukan hanya dibuat saat ada masalah besar.
Beberapa langkah yang dapat diterapkan:
- Catat issue segera setelah ditemukan.
- Tetapkan PIC yang bertanggung jawab.
- Tentukan prioritas dan deadline penyelesaian.
- Review daftar issue saat meeting project.
- Update status secara berkala.
- Tutup issue hanya setelah solusi benar-benar diterapkan.
Jika issue project mulai tersebar di berbagai grup chat, spreadsheet, dan notulen meeting, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem seperti BYON agar issue, task, status, dan histori tindak lanjut lebih mudah dilacak dalam satu alur kerja.
Bagaimana Issue Tracking Membantu Project Manager?
Fitur issue tracking dalam sistem project management membantu setiap kendala tercatat sebagai bagian dari project, bukan sekadar percakapan.
Tim dapat:
- Mencatat issue langsung dari project terkait.
- Menetapkan PIC dan prioritas.
- Memantau status penyelesaian.
- Menyimpan histori diskusi dan tindakan.
- Mengetahui issue mana yang menjadi blocker.
- Melihat dashboard issue berdasarkan project atau divisi.
Ketika dikombinasikan dengan fitur project management, seluruh aktivitas project menjadi lebih mudah dipantau karena task, milestone, dan issue berada dalam satu tempat yang sama.
Issue yang Tidak Tercatat Sulit Dikelola
Issue yang hilang di percakapan sering kali bukan masalah komunikasi, melainkan masalah dokumentasi. Tim sebenarnya sudah mengetahui kendalanya, tetapi tidak memiliki tempat yang jelas untuk mencatat, memantau, dan menindaklanjutinya.
Untuk perusahaan yang ingin membuat pengelolaan project lebih konsisten, BYON dapat membantu menghubungkan issue tracking, project management, assignment PIC, dan monitoring progres sehingga setiap kendala lebih mudah terlihat sebelum berdampak pada timeline proyek.