.jpg)
Vendor sudah mengirim invoice dan mulai menanyakan jadwal pembayaran. Namun saat finance akan memproses pembayaran, ternyata dokumen pendukung belum lengkap. Purchase Order (PO) belum ditemukan, bukti penerimaan barang belum tersedia, atau nominal invoice tidak sesuai dengan dokumen pembelian.
Situasi seperti ini cukup sering terjadi dalam proses account payable. Akibatnya, payment request tidak bisa diproses meskipun vendor sudah menagih. Selain memperlambat pembayaran, kondisi ini juga menambah pekerjaan karena tim harus mencari dokumen yang tersebar di email, chat, atau folder yang berbeda.
Kenapa Payment Request Sering Tertahan?
Masalah biasanya bukan terjadi saat pembayaran akan dilakukan, tetapi jauh sebelumnya ketika dokumen transaksi tidak terdokumentasi dengan baik.
Beberapa penyebab yang paling umum antara lain:
- Invoice diterima sebelum proses receiving selesai dicatat.
- Purchase Order tidak dilampirkan saat pengajuan.
- Nominal invoice berbeda dengan nilai PO.
- Bukti penerimaan barang atau jasa belum tersedia.
- Approval pembelian tidak terdokumentasi dengan jelas.
- Dokumen tersimpan di berbagai tempat sehingga sulit diverifikasi.
Ketika salah satu dokumen tersebut belum tersedia, tim finance tidak memiliki dasar yang cukup untuk memproses pembayaran.
Bedakan Dulu Dokumen yang Terlibat dalam Pembayaran Vendor
Sebelum membuat payment request, penting untuk memahami fungsi masing-masing dokumen.
|
Dokumen |
Fungsi |
|
Purchase Request (PR) |
Permintaan kebutuhan pembelian |
|
Purchase Order (PO) |
Dokumen resmi pemesanan ke vendor |
|
Receiving |
Bukti barang atau jasa sudah diterima |
|
Invoice |
Tagihan yang dikirim vendor |
|
Payment Request |
Permintaan pembayaran kepada finance |
Dalam praktiknya, payment request sebaiknya dibuat setelah dokumen utama sudah tersedia dan saling sesuai.
Data Minimal yang Harus Ada dalam Payment Request
Agar proses review lebih cepat, pastikan informasi berikut sudah tercantum:
- Nama vendor
- Nomor invoice
- Tanggal invoice
- Nomor PO terkait
- Nominal pembayaran
- Tanggal jatuh tempo
- Bukti receiving barang atau jasa
- Cost center atau divisi terkait
- Lampiran dokumen pendukung
- Status approval
Jangan menunggu vendor melakukan follow-up berkali-kali sebelum memeriksa kelengkapan dokumen. Semakin cepat data diverifikasi, semakin kecil risiko keterlambatan pembayaran.
Contoh Kasus yang Sering Terjadi
Sebuah tim operasional membeli perlengkapan kantor senilai Rp18.000.000.
Alur yang terjadi:
|
Tahap |
Status |
|
Purchase Request |
Approved |
|
Purchase Order |
Sudah diterbitkan |
|
Barang diterima |
Sudah diterima |
|
Receiving |
Belum dicatat |
|
Invoice vendor |
Sudah diterima |
|
Payment Request |
Tertahan |
Walaupun barang sudah diterima dan invoice sudah masuk, finance tidak dapat melanjutkan pembayaran karena tidak ada bukti receiving yang terdokumentasi.
Akibatnya vendor menganggap pembayaran terlambat, sementara finance masih menunggu dokumen yang diperlukan.
Cara Membuat Payment Request yang Lebih Mudah Diverifikasi
Beberapa langkah berikut dapat membantu mempercepat proses pembayaran vendor:
- Pastikan invoice sudah diterima dan diverifikasi.
- Cocokkan nominal invoice dengan PO.
- Verifikasi bahwa barang atau jasa benar-benar sudah diterima.
- Lampirkan receiving atau dokumen serah terima.
- Hubungkan payment request dengan transaksi pembelian terkait.
- Pastikan approval sudah dilakukan sesuai kewenangan.
- Simpan seluruh dokumen dalam satu lokasi yang mudah diakses.
Jika proses pembayaran vendor mulai sulit dipantau karena dokumen tersebar di email, chat, dan spreadsheet yang berbeda, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem seperti BYON agar payment request, approval, invoice, dan dokumen pendukung lebih mudah dilacak dalam satu alur kerja.
Bagaimana Payment Request dan AP Workflow Membantu?
Salah satu tantangan terbesar dalam account payable adalah memastikan semua pihak melihat informasi yang sama. Ketika status transaksi hanya diketahui oleh beberapa orang, proses pembayaran menjadi sulit dipantau.
Melalui fitur payment request dan AP workflow, perusahaan dapat:
- Menghubungkan payment request dengan PO dan invoice terkait.
- Menyimpan dokumen pendukung dalam satu tempat.
- Memantau status approval secara real-time.
- Melihat transaksi yang masih menunggu dokumen.
- Menyimpan histori pembayaran vendor.
- Mengurangi proses pengecekan manual antar divisi.
Dengan alur yang lebih terstruktur, tim finance tidak perlu lagi mencari dokumen satu per satu setiap kali vendor menanyakan status pembayaran.
Pembayaran Vendor yang Lancar Dimulai dari Dokumen yang Lengkap
Banyak keterlambatan pembayaran vendor sebenarnya bukan disebabkan oleh proses transfer dana, melainkan karena dokumen yang dibutuhkan belum lengkap atau sulit ditemukan saat diperlukan.
Untuk perusahaan yang ingin membuat proses pembayaran vendor lebih konsisten dan mudah diaudit, BYON dapat membantu menghubungkan purchase request, purchase order, receiving, payment request, dan approval workflow dalam satu proses yang lebih mudah dipantau oleh seluruh pihak terkait.